Teknologi Informasi: Menggunakan Mail Merge untuk Membuat Surat
Mail merge merupakan salah satu aplikasi dari Microsoft Word untuk membuat surat dalam jumlah besar. Misal, jika Anda bermaksud membuat surat undangan rapat untuk 20 orang dan Anda menggunakan cara manual, maka Anda harus mengetik surat tersebut, mengosongkan nama dan alamat yang akan dikirim, mengkopi sebanyak 20 kali, kemudian mengisi nama dan alamat satu per satu. Mail merge akan membantu Anda dengan lebih cepat dan mudah. Untuk membuat mail merge dibutuhkan 2 file dokumen, yaitu dokumen utama (dalam hal ini berupa surat dalam file.doc) dan sumber data (nama dan alamat dalam file.xls). Setelah 2 dokumen tersebut siap, ikuti petunjuk berikut:
- Buka dokumen surat.
- Klik tab Mailings, klik Start Mail Merge, pilih Letters.
- Klik Select Recipients, pilih Use Existing List, pilih file sumber data, Open.
- Letakkan kursor pada tempat Nama, klik Insert Merge Field, pilih Nama.
- Letakkan kursor pada tempat Alamat, klik Insert Merge Field, pilih Alamat.
- Jika sudah sesuai, klik Finish & Merge.
Aplikasi ini digunakan di KSU Pointer untuk membuat surat undangan.
Leave a Reply